Hoy en día cualquier empresa realiza reuniones laborales de forma más o menos constante. De hecho, en algunos casos, demasiadas. Es por ello que mejorar las reuniones de trabajo puede resultar en una mejora de la productividad de un equipo entero.

Y es que, en muchos casos te encontrarás en empresas donde realizar reuniones es más habitual que beber agua. Hablamos de una forma de operar que, lejos de mejorar los procesos laborales de una organización, lo que realmente hace es ocasionar una disminución en la productividad de jefes y empleados.

Además, en muchos casos se tiende a pensar que la reunión debe realizarse, o bien fuera del horario laboral, o bien en descansos programados (desayuno, comida, cena). Pero este post va de consejos. Y el primero que te damos desde Te Recluta es que el mejor momento para realizar una reunión es, siempre, a primera hora del turno.

A razón de esto, a continuación te mostramos 6 consejos muy simples para mejorar la productividad en tus reuniones laborales.

Los 6 Consejos para aumentar la productividad de las reuniones laborales

Estudia si la reunión es necesaria

El primer paso para aumentar la productividad de las reuniones de trabajo es, en muchos casos, no tenerlas.

En muchos casos las reuniones de trabajo no son imprescindibles, al contrario de lo que podamos pensar. A razón de esto, y para ahorrar tiempo y recursos a tus compañeros y empresa, lo mejor que puedes hacer es estudiar la prioridad de una reunión.

Si tras un rato pensando en la necesidad de reunirse, movilizar compañeros y jefes, concluyes que se trataría de una reunión que se puede celebrar más adelante, simplemente cancela el encuentro o reorganízalo para otro momento.

Planifica los temas a tratar y los objetivos

Es vital para la trascendencia de una reunión planificar previamente todos aquellos aspectos a tratar. Esto afectará directamente, tanto al tiempo empleado en el encuentro, como a la eficacia de la reunión laboral.

Simplemente, realiza una lista con aquellos temas que crees son vitales para el correcto desarrollo de la reunión y compártela con los participantes.

Establece un tiempo máximo de reunión

Hoy en día es de vital importancia establecer la duración de una reunión. De esta forma conseguirás que no se estanque el debate en un solo tema, que los participantes se extiendan demasiado en sus explicaciones y/o opiniones. También mejorarás el rendimiento de los compañeros, permitiendo que se organicen mejor las tareas a realizar post-reunión.

En cambio, si no realizas este paso previo al meeting de trabajo, será muy fácil que tus compañeros, por ejemplo, retrasen llamadas a clientes, terminen tareas para no retrasar al equipo, etc.

Asegurate de que todos participan

En una etapa con tantos cambios como los vividos en el 2020, lo mejor es contar con las opiniones de cuantas más personas mejor.

A razón de esto, conseguir que todos los participantes de una reunión den su punto de vista, no solo te asegurará mejores resultados a fin de cuentas, sino que también evitará que se acapare la atención en un determinado tema. De esta forma la reunión se volverá más dinámica y con más ritmo.

Extrae conclusiones

Sin conclusiones, entonces mejor no realizar una reunión.

Cuando precises organizar una reunión con cuántos participantes sean, asegúrate de extraer cuantas más conclusiones mejor y trata de documentarlas en un excel o donde sea posible. Por ejemplo, si estás realizando la reunión de trabajo vía videoconferencia (Meet, Zoom, etc), puedes optar por grabar la reunión para que pueda ser revisada por cualquiera de sus integrantes en un futuro.

Las conclusiones conseguirán el mayor de los propósitos de cualquier reunión: solucionar un problema concreto y conseguir los objetivos marcados.

Comparte lo tratado en la reunión de trabajo

En el anterior consejo ya dimos un destello de este último con la posibilidad de grabar las reuniones de trabajo, si estas han sido realizadas en videoconferencia. Y es que, mantener a todos los integrantes del meeting informados acerca de las conclusiones tomadas y los puntos solucionados tendrá dos efectos positivos: los trabajadores realizarán un seguimiento de los objetivos tratados y se seguirán obteniendo nuevas conclusiones pese al paso del tiempo.

Bien, ahora ya sabes como mejorar las reuniones de trabajo en 6 simples pasos. Es el momento de que los pongas en práctica.
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